Quase todo mundo chega para abrir empresa com a mesma pergunta: "quanto tempo demora?". A resposta honesta é que o tempo de protocolo é a parte menos controlável do processo: depende do município, do estado e da Receita Federal. O que está sob seu controle é o que chega até o contador. E é aí que a maior parte das semanas se perde.
Abertura de empresa é uma sequência de decisões encadeadas: cada uma delas restringe as seguintes. Quando uma decisão de base é revista no meio do caminho, boa parte do que já foi feito precisa ser refeito, e refazer registro público custa taxa, custa prazo e custa paciência. Este é o roteiro das definições que valem a pena fechar antes.
1. O que exatamente você vende
Parece a pergunta mais fácil e é a que mais trava processo. "Sou consultor" não é uma atividade econômica; é uma profissão. O que entra no registro da empresa é o CNAE, o código que descreve a atividade, e ele repercute em praticamente tudo: no enquadramento tributário possível, na exigência de registro em conselho de classe, na necessidade de alvará específico, na alíquota do imposto municipal sobre serviços e até na aceitação da sua nota fiscal pelo cliente.
Antes de qualquer coisa, escreva em uma frase o que o cliente compra de você e como ele descreveria isso. Se você faz mais de uma coisa, liste todas, inclusive as que ainda são pequenas. É muito mais barato incluir uma atividade secundária na abertura do que fazer uma alteração contratual seis meses depois porque apareceu um contrato fora do escopo registrado.
Cuidado com a atividade "que também dá"
Prestadores de serviço costumam ter uma atividade principal e duas ou três adjacentes. O erro comum é registrar só a principal, por parecer mais organizado. Quando chega o contrato adjacente, ou você emite nota fora do objeto social, o que gera problema, ou espera a alteração. Registre o que é plausível nos próximos doze meses.
2. Quem são os sócios, e o que cada um faz
Empresa com mais de um sócio precisa de duas definições explícitas antes do contrato social: quanto cada um tem do capital e quem pode assinar pela empresa. Não são a mesma coisa. É perfeitamente possível ter participação igual e administração de apenas um, ou participação desigual com administração conjunta.
Também vale decidir desde já o que acontece se alguém quiser sair, se um sócio parar de trabalhar na empresa, ou se entrar um terceiro. Não é pessimismo: é o único momento em que todo mundo ainda está de acordo. Cláusulas de saída escritas na abertura custam uma conversa; escritas no conflito, custam advogado.
3. Onde a empresa vai funcionar
O endereço da empresa não é detalhe cadastral. Ele define o município que vai tributar o serviço, o órgão que emite o alvará e as regras de zoneamento que se aplicam. Prestador de serviço que trabalha de casa precisa confirmar se a atividade é permitida naquele endereço residencial. A maioria dos municípios permite para atividades sem atendimento presencial, mas as regras variam bastante, e condomínios podem ter restrição própria em convenção.
- Endereço próprio ou residencial: mais barato, exige checar zoneamento e convenção do condomínio.
- Escritório virtual: comum e aceito na maioria das capitais, desde que o contrato de locação esteja em nome da empresa e o endereço aceite recebimento de correspondência oficial.
- Espaço físico com atendimento ao público: normalmente puxa exigências adicionais de alvará e vistoria.
4. Qual regime tributário faz sentido para o seu caso
Essa é a decisão que mais mexe no bolso e a que mais recebe palpite errado. Não existe "o melhor regime": existe o regime mais adequado a uma combinação de atividade, faturamento previsto, folha de pagamento, margem e estrutura de custos. A mesma receita mensal pode resultar em cargas muito diferentes dependendo de quanto a empresa gasta com pessoal e de qual é a natureza do serviço.
O que você precisa levar para a conversa não é uma opinião sobre regime, e sim informação: quanto pretende faturar por mês nos próximos doze meses, se vai ter funcionário registrado e quantos, quanto pretende retirar como pró-labore, se os clientes são pessoa física ou jurídica, e se algum contratante já sinalizou exigência de retenção. Com esses dados na mesa, a simulação é objetiva.
As regras de enquadramento, os anexos aplicáveis e os fatores que influenciam a alíquota mudam com frequência e dependem do detalhe da sua operação. Não use números vistos em redes sociais como base de decisão: peça uma simulação com os seus próprios dados à equipe da Axxis antes de escolher o regime.
5. Nome empresarial, nome fantasia e marca
São três coisas diferentes e é comum confundir. O nome empresarial é o registrado na Junta Comercial e tem regras de formação e de anterioridade dentro do estado. O nome fantasia é o nome comercial que aparece na fachada e nas redes. A marca é o registro no INPI, o único que dá exclusividade nacional de uso.
Se você já construiu audiência com um nome, vale checar disponibilidade nos três níveis antes de protocolar. Descobrir depois que o nome está indisponível na Junta significa refazer o contrato social; descobrir depois que a marca é de outra pessoa pode significar recomeçar a identidade do negócio.
O que costuma acontecer depois do CNPJ sair
A abertura não termina no cartão CNPJ. Em geral ainda entram: inscrição municipal e habilitação para emitir nota fiscal de serviço, certificado digital da empresa, abertura de conta bancária PJ, cadastro nas obrigações acessórias aplicáveis e, quando há empregados, o registro trabalhista e previdenciário. É essa lista que determina quando você consegue de fato faturar, e é ela que costuma pegar de surpresa quem planejou só até o CNPJ.
Empresa aberta não é empresa pronta para faturar. O que separa uma coisa da outra é a habilitação municipal e o certificado digital.
Equipe Axxis Contabilidade Digital
Um checklist para levar à primeira conversa
- Descrição em uma frase do que você vende e para quem.
- Lista de atividades principais e secundárias previstas para os próximos doze meses.
- Sócios, percentual de cada um e quem administra.
- Endereço pretendido e confirmação de que a atividade é permitida ali.
- Faturamento estimado por mês, previsão de funcionários e valor pretendido de pró-labore.
- Dois ou três nomes possíveis, em ordem de preferência.
Com esses seis itens definidos, a conversa com o contador deixa de ser exploratória e vira execução. É a diferença entre um processo que anda e um processo que fica esperando resposta.
